皆さん、こんにちは！yaakaです。
今年の夏は、サメ映画を見漁っていました。
陸を泳ぐサメ、空を飛ぶサメ、頭が2つあるサメなど…進化を遂げているサメ映画の沼にハマっています(^_^)
最近は、家の中という身近な場所に出現したサメと格闘する作品を見ました。好き嫌いは分かれますが私は結構好きでした！皆さんもぜひ！
…さて、前回はPMOという業務についてご紹介しました。
今回は、PMO業務であるプロジェクト管理で使用するドキュメントを一部紹介します。
●スケジュール
まず初めにプロジェクト全体を把握するために、マスタースケジュールという大まかな時系列を表した工程表を作成します。これを見ればプロジェクト全体の流れやタスクの抜け漏れなどを一目で把握することができるというものです。
【作成時のポイント】
①期間の単位を決める
プロジェクトの期間によって日付の表し方が変わってきますが、3か月ほどの短いプロジェクトの場合は、週単位でスケジュールを作成します。半年～1年にわたる長期プロジェクトの場合は、月単位でスケジュールを作成します。
②マイルストーンを決める
マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要なイベントや中間目標のことで、遅延が許されない行程のことを示します。キックオフミーティング、設計の中間報告日やシステムリリース日などが例として挙げられます。
上図でいうプロジェクトの｢★ゴール｣から逆算して設定することが大事になります。マイルストーンを最初に設定しておくことで、それを達成するために必要なタスクや各タスクの期限が必然的に決まっていきます。
③担当部門を明確にする
②で決めたマイルストーンの達成に必要なタスクを洗い出して、担当部門ごとにタスクを記載します。そうすることでプロジェクトメンバーが自分の作業を把握しやすくなります。
マスタースケジュールが作成できたら次は、より細かいタスクや作業工程が記載されたWBSを作成します。マスタースケジュールに書き出したタスクを分解した工程表をもとに日々のスケジュールを管理していきます。
【作成時のポイント】
①タスクを洗い出す
マスタースケジュールで記載した各タスクを細分化して記載します。上図では大項目とタスクだけのシンプルなものですが、大項目に続き中項目、小項目、タスクとより細分化させることでタスクの抜け漏れを防ぐことができます。
②担当者を明記する
マスタースケジュールには“担当部門”と大枠で記載していましたが、WBSでは“担当者”という記載にします。そうすることで誰がそのタスクを担っているのかが明確になるので、蓋を開けたら誰も着手してなかったというトラブルも避けられます。
③開始日と終了日を設ける
各タスクを始める日付と完了させる予定の日付を記載します。予定通りにタスクを着手しているか、完了すべきタイミングでタスクが完了しているかを管理できます。日程にバッファを持たせた無理のない作業期間を設定することも大事になります。
④ステータスを記載する
各タスクのステータスを未着手、作業中、レビュー待ち、指摘修正中、完了などで表示します。該当タスクが開始日を過ぎているにも関わらず未着手だった場合は、担当者にリマインドをしたり、状況によっては開始日を遅らせるなど対応をします。また、完了予定日が過ぎているがステータスが完了になってない場合は、進捗遅れを判断して担当者とリカバリ方法を考える必要があります。
ステータスによって色分けをして、完了ならグレーに塗りつぶすなど体裁を整えると管理しやすいです。
●課題管理
作成したスケジュールは、あくまで想定で作成したものになるので当然プロジェクトを進めていく中で大小様々なトラブルが発生します。それらを管理して1つ1つ解決していくのが課題管理表の役割になります。
課題が発生したら優先度、担当者、期限をそれぞれ記載します。割り当てられた担当者は問題解決に向けて日々対応していることを対応内容欄に記載して、会議の場などでプロジェクトメンバーと共有します。上記の表以外にも補足資料などを作成したりすることでプロジェクトメンバーが理解しやすくなります。
いかがでしたでしょうか。
今回はPMO業務で使用するドキュメントをほんの一部ですが紹介させていただきました。管理するドキュメントが多すぎても手が回らないので、基本的にスケジュールと課題が管理できるようなドキュメントがあればプロジェクト管理をすることができると個人的に思っています..。
それでは次回の1課の技術書でお会いしましょう！
yaaka
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