1課の技術書　PMO編

皆様こんにちは。そして初めまして！
今回初めてのブログ投稿となります、5月に若チャレを経て入社しましたyaakaと申します。
※若チャレ(若者正社員チャレンジ事業)とは、東京都が行っている20代の若者を対象にした就職支援事業です。
若チャレについては、過去のブログもぜひご覧ください！

そんな私も入社して早9カ月、未経験で飛び込んだIT業界で悪戦苦闘の日々を送っています。専門用語が飛び交う環境の中で「yaakaさん、××を＠＠で来週までにやってくれる？」「..はい。(＠＠って何？)」最初はこんな状態でしたが、最近は業務にも慣れてきて少しずつ理解できるようになってきました！..とはいえ分からないことだらけの世界で自分の知識不足を痛感する毎日です。まだまだ未熟者ですが、今後は1課の一員としてブログを更新していけたらと思いますので、よろしくお願いします～！

さて今回は、私が現場で携わっているPMOという業務について書かせていただきます。

PMOとは

P 　・・・　Project
M　・・・　Management
O 　・・・　Office

の略称です。
日本におけるプロジェクトマネジメントの普及を支える日本PMO協会によると以下のような解説がされています。

PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムを言います。

引用元：https://www.npmo.org/pmo%E3%81%A8%E3%81%AF/

「支援」という言葉が出てきた通り、プロジェクトが円滑に進行するようにPM(ProjectManager)を補佐する存在です。
大規模なプロジェクトになればなるほど、PMひとりでプロジェクト管理や意思決定などを行うことが難しくなるため、サポート役としてPMOの存在が必要不可欠になると言えます。

PMとPMOの役割の違い

PMOの意味の説明で「PM」という言葉が登場しました。
両者は名前が似ていることもあり、混同されることが多いので、
PMOとPMの役割の違いについて簡単に触れておきます。

PMの役割
　Project Managerの略称。
　プロジェクトの責任者として、計画立案・進捗管理・体制構築・予算管理など多岐にわたる業務を行い、プロジェクトを完遂まで導く役割があります。

PMOの役割
　前段でも触れましたが、サポート役としてPMの業務負担を軽減することで、プロジェクトの円滑な進行を可能とする役割があります。勘違いしてはいけないのが、PMのような意思決定権は持っていないということです。

PMとPMOの立ち位置の違いについて簡単に体制図に表してみました。
基本的には、PMOはPMの下もしくは横につくことが一般的です。

PMOの業務内容

PMOの意味や役割について分かったところで、次にサポート役といっても具体的にどんな業務を行っているのか説明していきます。プロジェクトの規模や内容によって業務の幅は多岐にわたるため、今回はどんなプロジェクトでも携わるであろう代表的な業務を紹介します。

・計画立案
　プロジェクトを滞りなく完遂させるために必要な作業や成果物を洗い出し、各作業にかかる時間や費用の見積もり、作業スケジュールの作成などを「計画書」に落とし込みます。また、プロジェクトを進行するうえで発生する可能性のあるリスクに対して対策を考えることも重要になります。

・進捗管理
　プロジェクトの進捗管理で重要となるのがWBS^※の作成、運用です。
　※WBS…Work Breakdown Structureの略で、プロジェクト全体を細かい作業に分解した構成図のこと。
　進捗会議などで各チームメンバーから受けた進捗報告で、タスクの進捗度合を確認し、遅延が発生している場合にはスケジュールの見直しやタスクの変更を行ったりします。

・課題管理
　プロジェクト完遂のために解決すべき各課題に対して完了条件や期限を設定し、メンバー間で共有・対応していきます。各課題に対する対応状況や結果などが一覧化されている課題管理表というものを作成して運用します。

・会議設定、進行
　プロジェクトの進捗や課題確認の場として各チームを招集し定例会議を開催したり、各チーム間でのコミュニケーションエラーを未然に防ぐために必要に応じて会議を開催して進行を務めます。

・資料作成
　進捗会議の議事録、PMや上層部への報告資料や説明資料などを作成します。資料作成の機会が多く、単純な作業でもないので業務の中では大きい比重を占めます。

・予算管理
　作成した計画書をもとにプロジェクトにかかる費用を見積もり、予実管理を行います。

以上、業務内容について代表的なものを挙げましたが、
PM(プロジェクトの責任者)のサポート役だけに、責任のある業務内容が多いことがお分かりいただけたと思います。

今回は簡単ではありますが、PMOという業務について説明させていただきました。皆様はPMOについてどのようなイメージを持たれましたか？
私は改めて自分が携わっている業務内容をブログに書いている中で、自分はまだまだPMOとしての役割を果たせずにいるなと実感しています..。
入社してからの9カ月間で行ってきた業務について整理する良い機会になったので、気持ちを新たにこれからも精進してまいります！

今回はここまでとさせていただきます。
また次回お会いしましょう～！